Muitos contadores acreditam que a automação contábil é uma excelente alternativa para seus negócios, mas desistem de implantar por conta de burocracia ou por considerar o processo complexo.
Esse pensamento é totalmente normal. Principalmente, pois alguns desenvolvedores usam diversos termos e expressões que não são comuns para o setor contábil, tornando o entendimento ainda mais difícil.
Alguns projetos chegam a falhar justamente por conta de problemas na comunicação.
Na contabilidade também existem diversos termos que os clientes desconhecem e sabemos o quanto isso impacta na comunicação e resolução de problemas, não é mesmo?
Por esse motivo, decidimos fazer esse Guia, com os principais termos usados pelas empresas de automação contábil.
Esperamos facilitar o seu entendimento para que você possa se comunicar melhor com os fornecedores e, acima de tudo, tirar o melhor proveito da tecnologia para o seu escritório contábil.
Guia Automação contábil de A a Z
Termos e expressões que são falados pelas empresas de automação contábil e que todo contador deve conhecer.
Automação contábil: Segundo o dicionário Aurélio, a palavra automação significa sistema automático pelo qual os mecanismos controlam seu próprio funcionamento, quase sem a interferência do homem.
Sendo assim, automação contábil é o uso de tecnologia, tais como sistemas e aplicativos, para automatizar as atividades manuais e operacionais realizadas dentro do setor contábil.
API Rest: API é a sigla de Application Programming Interface, que significa Interface de Programação de Aplicações. Com ele é possível realizar a comunicação entre aplicações diferentes e os usuários.
Já o Rest – Representational State Transfer, que traduzindo significa Transferência Representacional de Estado, tem a função de criar as regras que permitem as interfaces entre as aplicações.
Geralmente é um termo utilizado na automação contábil, quando o sistema oferecido pelo fornecedor permite integração com outras soluções.
Por exemplo, você adquire um sistema para conciliação contábil, mas quer que ele integre com o seu ERP. Alguns fornecedores usarão o API Rest para facilitar essa integração.
Back end: Entendido como os bastidores do sistema, ou seja, tudo que ocorre por trás da solução tecnológica, na qual o usuário não tem contato. É a parte onde o programador trata das regras, funcionalidades e segurança dos dados, por exemplo.
Big Data: Termo muito usado em operações com grande volume de dados, como ocorre na Serasa e Receita Federal, por exemplo. Mais do que um sistema, é uma área que se dedica a cuidar e analisar os dados, com o intuito de obter informações que possam ajudam nas decisões estratégicas das empresas.
Data Driven: Traduzindo essa expressão significa orientado por dados. As empresas que aderem a essa cultura, costumam tomar suas decisões baseada em dados consistentes.
Geralmente as informações são controladas em bons sistemas de automação.
Dashboard: Expressão em inglês, que traduzindo significa painel de controle.
Dentro da automação contábil, o dashboard é muito utilizado pelo gestor, pois é o local onde ele encontrará todas as informações mais relevantes, como indicadores de desempenho e processos específicos.
RPA: Sigla para Robotic Process Automation, que traduzindo significa Automação de Processos Robóticos. Uma ferramenta que dá agilidade e segurança na execução de atividades operacionais e processos repetitivos, sendo executadas por meio de uma inteligência artificial (bots).
A grande diferença do RPA em comparação com outras tecnologias está no seu desenvolvimento. Enquanto nas tecnologias tradicionais o desenvolvedor do software programa uma lista de ações para automatizar uma tarefa, no RPA essa lista de ações é desenvolvida a partir da observação do usuário.
Resumidamente, podemos dizer que o sistema observa a tarefa pela ótica do operador, entende o processo e realiza a automação.
Front end: É a parte do sistema que ficará visível ao usuário, como formulários, por exemplo. Quando se fala em front end geralmente a preocupação é sempre em oferecer um bom layout e velocidade de navegação, para facilitar a interação e experiência do usuário com o sistema.
Funcionalidades: Todas as funções oferecidas pelo sistema de automação contábil
High-end: Traduzindo significa grande porte, são considerados sistemas mais complexos, voltados para atender grandes empresas.
Integração: Significa que o sistema de automação contábil pode ser integrado com outros sistemas, como financeiro e fiscal, por exemplo.
Low-end: Expressão utilizada para sistema de baixo nível de complexidade, ou seja, destinado para atender tarefas mais básicas, como gerar guias e processar folhas de pagamento.
Mid-End: Traduzindo significa médio porte, refere-se aos sistemas que possuem tecnologia mais avançada, com processos automáticos e integrações outras bases de dados.
Sistema em Nuvem: Significa que o sistema ficará na internet e não precisará ser instalado em uma máquina local, que muitas vezes sobrecarrega os servidores.
Usuário: Pessoa que fará a utilização do sistema
Usabilidade: Essa expressão é utilizada para representar a facilidade de navegação que o usuário terá no sistema, tornando o uso da tecnologia mais intuitiva e prática.
Tipos de automação contábil
Agora que você já conhece os principais termos utilizados pelos desenvolvedores de automação contábil, veja quais são os principais tipos de sistema que eles oferecem:
Software operacional básico: Sistema utilizado para execução das tarefas do cotidiano, dentre elas cálculos, geração de guias, controle patrimonial, processamento de folha de pagamento, escrituração de livros fiscais e apuração de guias de recolhimento de imposto, por exemplo.
Geralmente é uma opção mais focada na operação e sem recursos de gestão e controle.
Sistema contábil: Tecnologia completa que visa realizar todas as funcionalidades necessárias de um escritório contábil. Desde conciliação bancária até dashboards para gestão.
Modelo mais comum utilizado pelas contabilidades.
Monitoramento fiscal: Sistema inteligente também conhecido como rôbo e-CAC, funciona como uma sentinela, que tem a função de alertar sobre pendências apresentadas pela Receita Federal do Brasil. De forma automática, ele acessa o portal e-CAC, buscando as pendências atualizadas e todas as movimentações do conta corrente, faz monitoramento das alterações e encaminhando e-mails informativo aos usuários envolvidos.
Um recurso que ajuda a dar mais agilidade nas atividades, além de reduzir possíveis falhas operacionais.
Por se tratar de um funcionalidade específica, quem contrata esse tipo de automação contábil geralmente busca integrar ao sistema contábil tradicional.
Software de gestão: Como o próprio nome já diz, é um sistema voltado para gestores, que tem por objetivo ajudar na administração das atividades, documentações e controles.
Automação sem mistério
Como vimos, assim como acontece na contabilidade, existem uma série de termos utilizados especificamente na área de automação.
Num primeiro momento eles podem assustar um pouco, mas não existe nada tão complexo que não possa ser aprendido.
O importante é não deixar que o medo ou falhas na comunicação atrapalhem as empresas de melhorar seus recursos internos, para se tornarem mais organizadas e competitivas.
Nesse ponto não podemos ignorar que a tecnologia agrega muito aos negócios.
Esperamos que esse guia te ajude a entender um pouco mais sobre os termos utilizados pelas empresas de automação contábil e que esse conhecimento te leve a fazer sempre as melhores escolhas.
Se souber algum termo adicional, compartilhe conosco nos comentários. Será ótimo ampliar ainda mais esse guia e ajudar outros contadores a dominar a linguagem da tecnologia.
Sucesso!
