Dentre os serviços prestados pela área contábil, um dos pontos que exige muita atenção é acompanhar a situação fiscal dos clientes junto à Receita Federal.
Esse monitoramento de pendências é de extrema importância, pois perder prazos pode gerar muitos problemas, dentre eles dificuldade na emissão da Certidão CND, que é essencial para toda empresa.
Cabe ao gestor contábil organizar meios para garantir que esse trabalho ocorra com qualidade. Se você está responsável por esse desafio, aqui vamos apresentar algumas formas de monitoramento que são utilizadas e indicar qual delas é a melhor opção. Confira!
Determine profissionais exclusivos para acompanhar a situação fiscal dos clientes
Essa forma é utilizada em escritórios de contabilidade com um número significativo de clientes, que justifique tal investimento.
O benefício de ter um profissional dedicado é que ele se tornará um especialista nessa função e irá acompanhar a situação fiscal dos clientes diariamente.
Por outro lado, a repetição do trabalho pode gerar um desgaste natural do profissional, gerando com isso alguma falha operacional.
Outra opção é dividir essa tarefa com um pequeno grupo, de no máximo 2 ou 3 profissionais. Desta forma, a demanda não fica concentrada, mas ainda conta com um time que se especializará na tarefa.
Determine um dia exclusivo para acompanhar a situação fiscal dos clientes
Outra forma deacompanhar a situação fiscal dos clientes é separando um dia da semana para tal monitoramento.
Diferente da situação anterior, que havia alguém dedicado para realizar o trabalho diariamente, nesse caso cada profissional fará o acompanhamento da sua carteira de clientes, no entanto, trabalhando nisso em apenas um dia específico.
Para facilitar, o gestor contábil pode criar um checklist de todos os pontos que devem ser monitorados. Esse servirá como um guia orientativo para que os profissionais não esqueçam nenhum ponto que deve ser observado.
Crie controles por meio de agenda digital
O gestor contábil também pode determinar uma ação mais personalizada, estabelecendo uma data específica para acompanhar a situação fiscal de cada cliente.
Nesse caso, é fundamental contar com uma agenda digital que gere lembretes automáticos da demanda. Essa pode ser direcionada para o próprio gestor ou para algum profissional da equipe.
Existem diversas opções de sistema que realizam esse trabalho. Gratuitamente, é possível usar as ferramentas do Google, como o Agenda e Workspace
Contrate um robô de monitoramento
Se você imaginou um robô sentado no seu escritório, pode esquecer!
Seria interessante, mas estamos falando de algo digital.
Também conhecido como robô e-CAC, trata-se de um sistema inteligente que realiza as funções de forma similar ao comportamento humano. Como um sentinela, ele consegue acompanhar a situação fiscal dos clientes com muita precisão.
O benefício desse tipo de monitoramento é a agilidade, produtividade, redução de falhas e segurança na informação.
Certamente você deve ter pensado: “Interessante, mas deve ser caro!”.
A boa notícia é que não se trata de uma alternativa de alto custo, muito pelo contrário. Geralmente elas funcionam com planos de assinatura que funcionam de acordo com o número de CNPJS monitorados.
Empresas como a CNSMart, por exemplo, oferece planos a partir de R$ 100,00 (aproximadamente).
Qual a melhor forma de acompanhar a situação fiscal dos clientes?
Apresentamos 4 alternativas que podem ajudar na tarefa de acompanhar a situação fiscal dos clientes.
Cada gestor contábil deve analisar o que é melhor de acordo com a estrutura da empresa e perfil de trabalho.
No entanto, considerando a melhor relação custo-benefício, associado ao fator segurança, o Robô de monitoramento se apresenta como a melhor opção.
Para entender melhor sobre ele, recomendamos a leitura do artigo Robô e-CAC: Conheça o benefício de automatizar o monitoramento da situação fiscal do seu cliente.
Faça um teste e veja como é simples acompanhar a situação fiscal dos clientes
Quando falamos de tecnologia sempre surgem muitos questionamentos, não é mesmo?
Talvez o termo robô e-CAC seja algo novo para você e é normal sentir receio ou ter dúvidas.
Por esse motivo, a nossa recomendação é sempre testar qualquer solução antes de contratar efetivamente.
Se você gostou da nossa dica sobre o robô desenvolvido especialmente para acompanhar a situação fiscal dos clientes, temos mais uma boa notícia que você também vai gostar:
Você pode testar esse sistema de forma totalmente gratuita, por 7 dias, sem nenhum compromisso, contrato ou burocracia.
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Veja a opinião de quem já usou o robô e-CAC:
“A aquisição da ferramenta do CNSmart para consulta no e-CAC agilizou o nosso trabalho, antes perdíamos tempo fazendo as consultas, agora em minutos temos as informações necessárias, inclusive para a consulta dos pagamentos das guias pelos clientes”
Humberto Junior, Facilitador da AGG
“O mercado imobiliário é de grande exigência, principalmente no que tange a apresentação da documentação. Com a implantação do CNSmart conseguimos de forma automatizada, acompanhar a situação fiscal dos clientes no site da prefeitura de SP e do e-CAC da Receita Federal do Brasil, antecipando a possíveis problemas de emissões de certidões”.
Eduardo Solano, Analista Financeiro da Amy
