Quando um escritório de contabilidade planeja implantar um sistema de automação contábil é comum se deparar com a resistência de alguns profissionais, pois eles entendem como uma concorrência, que pode inclusive tirar o emprego deles. No entanto, a tecnologia trás uma série de benefícios, por isso, saber unir o digital com a experiência dos profissionais deve ser um fator prioritário para o seu negócio.
Nesse artigo, vamos detalhar um pouco mais sobre esse processo de convergência, apresentar alguns benefícios e como você pode fazer para que a equipe apoie essa iniciativa, sem temer que a evolução seja um problema para eles. Com isso, esperamos que você possa elevar a qualidade dos serviços prestados, aumentar a eficiência e ser muito mais competitivo.
PROCESSO DE CONVERGÊNCIA: MIGRANDO DO MANUAL PARA O DIGITAL
Para decidir qual o melhor sistema de automação contábil implantar no seu escritório o ideal é fazer um levantamento de todos os processos atuais e identificar os pontos que precisam passar por uma melhoria operacional.
Talvez você não encontre em um único sistema todos os benefícios que precisa para atender sua necessidade, por isso é importante mapear bem os processos internos, pois apenas desta forma será possível definir no que investir primeiro.
Depois da análise interna, faça uma pesquisa de mercado para identificar qual o melhor fornecedor para atender a sua demanda. Procure avaliar fatores como experiência, referências e custo-benefício.
Outro fator importante ao escolher um fornecedor de sistema de automação contábil é saber se ele possui experiência em contabilidade, pois não basta dominar a tecnologia, é preciso entender a linguagem e necessidades da área, que tem uma série de especificações.
BENEFÍCIOS DO SISTEMA DE AUTOMAÇÃO CONTÁBIL
Existem diversos sistemas no mercado, cada um com uma finalidade, mas de modo geral podemos dizer que os benefícios entre eles são muito similares. Confira:
- Melhora o gerenciamento das informações dos clientes;
- Proporciona mais segurança e confiabilidade nas informações;
- Reduz eventuais falhas operacionais;
- Garante mais agilidade e dinamismo aos processos da área;
- Otimiza o trabalho, reduzindo o tempo dedicado as atividades manuais;
- Aumenta a capacidade de atendimento de novos clientes no escritório.
ALINHANDO OS PROFISSIONAIS COM A ESTRATÉGIA DE AUTOMAÇÃO
Para ter sucesso na implantação do sistema de automação contábil a equipe precisa ser a primeira a entender a importância e benefícios da ferramenta. Veja algumas ações que você pode adotar para que a equipe apoie a iniciativa, sem temer que a evolução seja um problema para eles:
- Antes de contratar qualquer fornecedor, é recomendado reunir todos os profissionais e compartilhar com eles os objetivos estratégicos da empresa e demonstrar como o sistema será útil para todos;
- Na etapa de levantamento de processos, mencionadas no início desse artigo, envolva os colaboradores, peça para eles apontem onde estão os pontos fracos e gargalos produtivos;
- Estabeleça um plano de carreira e demonstre que ao diminuir as atividades operacionais, mais tempo eles terão para executar funções estratégicas. Apresente as novas oportunidades que poderão surgir após a implantação do sistema;
- Estimule o crescimento constante da equipe, promova cursos e treinamentos com temas diversos, demonstrando a importância de estar atualizado com as novas tendências de mercado.
ANTES DE IMPLANTAR QUALQUER SISTEMA DE AUTOMAÇÃO CONTÁBIL, REALIZE UM TESTE!
Testar o sistema de automação contábil antes da contratação efetiva é muito importante, pois é possível avaliar se a equipe terá facilidade de uso e adequação a nova rotina com a ferramenta.
O sistema de monitoramento e-CAC, da CNSMART, por exemplo, permite teste grátis por 7 dias. Considerado um dos sistemas mais importantes de apoio a área contábil, ele substitui as tarefas operacionais realizadas pelos contadores. De forma automatizada, controla processos importantes de monitoria e gerenciamento da situação fiscal no e-CAC. Com isso, além de ganhar em produtividade, promove a redução de inúmeros problemas, tais como ter a Certidão negativa de tributos federais vencida ou com pendências de divergências em obrigações acessórias.
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Como vimos nesse artigo, para ter sucesso na implantação de qualquer sistema de atuação contábil é fundamental traçar uma estratégia, envolver a equipe, escolher bem os fornecedores e testar as ferramentas.
Esperamos que essas informações tenham te ajudado e que o seu escritório contábil esteja sempre atento as inovações.
