Se você é contador sabe que dentre os serviços prestados pela área contábil, um dos trabalhos que mais exigem atenção é consultar débitos CNPJ na Receita Federal, que ocorre por meio do portal e-CAC.
Esse monitoramento de débitos e pendências é de extrema importância, pois perder prazos pode acarretar muitos prejuízos, tais como dificuldade na emissão da Certidão CND, que é essencial para toda empresa.
Para o gestor contábil fica o desafio de criar meios para garantir que esse trabalho seja executado com sucesso. Se esta é a sua situação, continue lendo esse artigo, pois aqui vamos apresentar algumas formas de monitoramento que são utilizadas e indicar qual delas é a mais eficaz.
4 formas de consultar débitos CNPJ na Receita Federal
Tenha uma pessoa ou equipe exclusiva para essa tarefa
Essa opção é mais indicada para escritórios de contabilidade que possuem um número significativo de clientes, que justifique o investimento na contratação desses profissionais exclusivos.
O benefício de ter uma pessoa ou equipe dedicada para a tarefa de consultar débitos CNPJ na Receita Federal é que ele se tornará um especialista na função, garantindo o acompanhamento dos clientes diariamente.
No entanto, o lado negativo é que geralmente, trabalhos repetitivos geram um desgaste natural do profissional. Esse cansaço pode provocar falta de concentração e desinteresse, contribuindo para que falhas operacionais ocorram com mais frequência.
A opção de ter uma equipe para essa tarefa, diminui essas falhas, já que a demanda não fica concentrada em apenas uma pessoa, no entanto, aumenta consideravelmente os custos fixos da empresa.
Determine um dia exclusivo para consultar débitos CNPJ Receita Federal
Outra forma de consultar débitos CNPJ Receita Federal é separando um dia da semana para tal monitoramento.
Neste caso, diferentemente da situação anterior, onde havia um profissional ou um time dedicado para realizar o trabalho diariamente, nesse caso todos os profissionais farão o acompanhamento, conforme sua carteira de clientes.
No entanto, ao invés de fazer o monitoramento diariamente ou de forma eventual, determina-se um dia específico para realizar esse trabalho.
Para tornar ainda mais fácil o controle, o gestor contábil pode criar um checklist de todos os pontos que devem ser monitorados pelos profissionais.
Esse guia orientará a equipe garantindo que nenhum ponto relevante seja esquecido.
Crie follow-up e controles com agenda digital
O follow up, que significa acompanhamento de um processo após a execução da etapa inicial, é uma forma mais personalizada de trabalhar.
Nesse caso, o gestor contábil, após determinar que um cliente deve ser monitorado, estabelecerá também uma data específica para que o trabalho seja realizado e quem será o responsável. A cada execução, novas datas serão agendadas.
Nesse caso, é fundamental contar com um sistema que ajude nesse agendamento. Pode ser um sistema CRM ou até mesmo uma agenda digital. O importante é que a ferramenta escolhida gere lembretes automáticos.
A partir daí, para consultar débitos CNPJ Receita Federal basta acessar o site do portal e-CAC e seguir com o padrão tradicional de monitoramento.
Existem diversas opções de sistema que realizam esse trabalho. Gratuitamente, é possível usar as ferramentas do Google, como o Agenda e Workspace.
Contrate um robô de monitoramento
Também conhecido como robô e-CAC, trata-se de um sistema inteligente que realiza as funções de forma similar ao comportamento humano. Como um sentinela, ele consegue acompanhar a situação fiscal dos clientes e consultar débitos CNPJ Receita Federal com muita precisão.
O benefício desse tipo de monitoramento é a agilidade, produtividade, redução de falhas e segurança na informação.
O mais interessante é que o robô envia todas as informações e alertas no e-mail dos responsáveis, ou seja, não precisa monitorar nada do portal e-CAC, pois ele fará isso por você.
Além disso, trata-se uma solução com excelente custo. Geralmente elas funcionam com planos de assinatura que funcionam de acordo com o número de CNPJS monitorados. Empresas como a CNSMart, por exemplo, oferece planos a partir de R$ 130,00 por mês (aproximadamente).
Qual a melhor forma de consultar débitos CNPJ Receita Federal?
Apresentamos 4 alternativas que podem ajudar na tarefa de consultar débitos CNPJ Receita Federal. Cada gestor contábil deve analisar o que é melhor de acordo com a estrutura da empresa e perfil de trabalho.
No entanto, consideramos o robô e-cac como a melhor opção. Ele tem um excelente custo-benefício, associado ao fator agilidade e segurança.
Quer saber mais?
Então, recomendamos a leitura do artigo Robô e-CAC: Conheça o benefício de automatizar o monitoramento da situação fiscal do seu cliente.
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Quando falamos de tecnologia é comum surgirem algumas dúvidas e receios, não é mesmo?
Por esse motivo, a nossa recomendação é sempre testar qualquer solução antes de contratá-la efetivamente.
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Veja a opinião de quem já usou o robô e-CAC:
“A aquisição da ferramenta do CNSmart para consulta no e-CAC agilizou o nosso trabalho, antes perdíamos tempo fazendo as consultas, agora em minutos temos as informações necessárias, inclusive para a consulta dos pagamentos das guias pelos clientes” Humberto Junior, Facilitador da AGG
“O mercado imobiliário é de grande exigência, principalmente no que tange a apresentação da documentação. Com a implantação do CNSmart conseguimos de forma automatizada, acompanhar a situação fiscal dos clientes no site da prefeitura de SP e do e-CAC da Receita Federal do Brasil, antecipando a possíveis problemas de emissões de certidões”. Eduardo Solano, Analista Financeiro da Amy
