Mais do que uma exigência legal, o controle contábil é essencial. Com ele é possível obter informações relevantes e fazer o acompanhamento do desempenho das empresas.
Um bom controle contábil ajuda a antecipar ações, evitar falhas ou atrasos que possam acarretar prejuízos, tais como problemas na hora de emitir a certidão negativa de tributos federais, por exemplo.
Faz parte da rotina do contador realizar esse tipo de controle, no entanto essa tarefa pode se tornar bastante complexa quando feita de forma manual, principalmente quando se possui um grande número de CNPJs para monitorar.
O excesso de informações pode dificultar as análises e até gerar falhas operacionais.
Mas afinal, como é possível simplificar esse trabalho e ter mais segurança no controle dos dados?
Nesse ponto, a tecnologia é a solução, pois se torna uma grande aliada dos contadores. Quer entender mais sobre isso, então continue essa leitura, pois vamos trazer algumas dicas para você.
O papel da tecnologia no controle contábil
Antes de falar sobre tecnologia, precisamos entender melhor o que é o controle contábil.
O controle contábil monitora todas as transações de uma empresa, no quesito fiscal, financeiro e trabalhista. Por exemplo, nele é possível ter um panorama de toda situação patrimonial, movimentação de ativos e passivos, lucros e prejuízos.
Esse controle ajuda a identificar a situação real da empresa, antecipando oportunidades e possíveis riscos. Gerando informações de extrema importância para a alta gestão.
O papel da tecnologia é facilitar esse processo. Para isso, antes de gerar controles é preciso obter os dados corretos e ter um sistema eficiente.
Como obter os dados corretos?
Identifique quais são os dados necessários para criar um bom controle contábil.
Uma forma de fazer isso é montando um escopo do relatório que você considera ideal. Assim, será possível identificar quais dados serão necessários e se o seu sistema atual oferece todos os recursos necessários para gerar tais informações.
Tenha um sistema eficiente
Muitos contadores possuem sistemas que apenas executam funções operacionais, mas não geram nenhum tipo de controle inteligente. Resumindo, eles possuem os dados, mas não informações.
Também existem aqueles sistemas que permitem exportação de dados para Excel, deixando com o contador todo trabalho de composição do relatório.
O problema desse tipo de sistema é que eles não facilitam o processo.
Um sistema eficiente deve possuir tecnologia avançada, que armazena os dados com segurança, mantem históricos, alerta sobre alterações e gera relatórios inteligentes, de preferência no formato dashboard.
Vamos explicar mais sobre isso a seguir.
Dashboard para controle contábil
O Dashboard, que traduzindo significa painel de controle, é uma ferramenta que centraliza diversos dados, gerando informações e indicadores que ajudam na tomada de decisões das empresas.
Com relatórios inteligentes e objetivos, geralmente organizados em apenas uma página ou tela, o dashboard facilita o controle contábil, para que os profissionais possam acompanhar a situação de seus clientes, em tempo real.
Geralmente, os bons sistemas contábeis já oferecem esse recurso, permitindo o controle das principais informações que são inseridas na plataforma.
O grande benefício do dashboard, via sistema, é a facilidade e rapidez com que gera a informação.
Enquanto no controle manual, geralmente feitos em planilhas de Excel, demanda tempo para ter as informações compiladas, devidamente cruzadas e transformadas em gráficos e indicadores, num sistema contábil eficiente, as informações do dashboard ficam previamente definidas e podem ser acessadas a qualquer momento, em apenas um clique.
Sendo assim, o dashboard é uma forma inteligente e eficaz de fazer a gestão da informação e controle contábil.
Simplifique os processos e melhore seus serviços
Além de ser o caminho para simplificar a gestão das informações e facilitar o controle contábil, a tecnologia melhora os serviços prestados pelos contadores.
Com a tecnologia é possível ter mais agilidade nos processos, redução de custo, melhoria da produtividade, redução de falhas operacionais, segurança e qualidade nas informações.
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Sucesso!
