Realizar uma boa gestão de tempo na contabilidade é essencial para garantir uma maior produtividade para os colaboradores.
Dessa forma, eles poderão focar em processos mais importantes para garantir o sucesso do negócio, além de dedicar mais tempo aos clientes.
A gestão adequada permite a otimização de tarefas burocráticas, para que os profissionais percam menos tempo com as operações manuais, podendo se dedicar a questões mais complexas.
Ganhando tempo livre, o contador pode vir a assumir o papel de um consultor empresarial.
Ou seja, analisar não apenas as perspectivas de negócio sob a visão fiscal e tributária, mas também com a visão de ampla de finanças e custos.
Sabemos que nem sempre isso é possível, justamente pelo fato do profissional ter uma rotina cansativa com um amontoado de papéis.
E é por isso que é fundamental aprimorar a gestão do tempo. Acompanhe a leitura para conhecer métodos e ferramentas para melhorar a gestão de tempo na contabilidade.
Gestão de Tempo na Contabilidade: Melhorias na automação das empresas contábeis
Dentre os fatores que contribuíram com a melhoria da gestão de tempo na contabilidade foi a automação. Afinal, a tecnologia contábil passou por uma grande revolução nos últimos tempos e tem se mostrado bastante positiva para os profissionais da área.
Além disso, grande parte dessas alterações foram graças a evolução da internet e a digitalização das empresas.
Afinal, antes da era virtual, muitas funções que exigiam cumprimento de obrigações fiscais e tributárias eram bastante morosas e burocráticas, exigindo muito tempo do contador.
Ou seja, o tempo perdido com as funções burocráticas e demoradas que envolviam desde a organização, armazenamento e transmissão de dados das empresas ao fisco, por exemplo, consumia a maior parte do tempo dos profissionais.
E, por isso, eles não tinham muito tempo para se dedicar a ações estratégicas para o crescimento da empresa e melhoras no relacionamento com o cliente.
Outro fator comum, era a necessidade de muitas mãos para realizar processos repetitivos, o que gerava uma carga de trabalho excessiva, abrindo margem também para erros.
Atualmente, diversas soluções também permitem que os processos manuais burocráticos sejam substituídos por ferramentas automatizadas, diminuindo os erros e proporcionando mais tempo livre para os colaboradores da equipe.
A princípio cuidar da gestão de tempo na contabilidade pode não parecer tão relevante, mas o fato é que ela traz diversos benefícios, dentre eles dar dinamismo as, ocupando menos tempo com tarefas operacionais, para poder focar mais nas questões estratégicas.
Em resumo, além de melhorar o ambiente interno do contador, também melhorando a percepção do cliente quanto a qualidade dos serviços prestados.
De certo, muitas das coisas que forma citadas aqui já são de seu conhecimento, mas você sabe como começar a aplicar a gestão de tempo na contabilidade? Se essa é a sua dúvida, veja a seguir algumas dicas.
Como automatizar ainda mais os processos?
Como explicado acima, em um escritório contábil, a gestão de tempo diz respeito principalmente à automação de tarefas burocráticas e repetitivas, que ocupam a maior parte do tempo dos colaboradores.
Essa automação faz um grande favor aos profissionais da área, que ganhando um tempo livre, podem se dedicar mais para a interpretação dos dados.
Por consequência, sobra tempo para se dedicar ao suporte ao cliente. O que é essencial para garantir o futuro do negócio, já que são os clientes que sustentam qualquer empresa.
É importante ter em mente que os negócios que lidam bem com o tempo, terão cada vez mais espaço no mercado, ganhando destaque e reconhecimento.
Saber organizar o tempo permite um foco maior no crescimento a longo prazo, e quando os colaboradores ganham produtividade, tornam-se mais ágeis e eficientes.
Acompanhe algumas dicas que separamos para auxiliar o seu negócio na gestão de tempo na contabilidade.
Identifique os erros na gestão de tempo
Antes da criação de estratégias para a gestão de tempo, é necessário identificar as principais dificuldades relacionadas a ela.
Verifique quais atividades ficam de fora da rotina e quais processos podem ser realizados de forma mais rápida ou automatizada.
Converse com os colaboradores da equipe para entender se existem fatores externos que prejudicam a produtividade.
Logo, ajudará a ter um direcionamento maior do que precisa ser alterado para garantir que todos trabalhem por um objetivo em comum.
Pense, inclusive, nas metas e demandas da empresa e se as atividades realizadas diariamente estão coerentes com isso.
Pergunte-se se existem caminhos para acelerar esses processos e se todas essas ações de fato são necessárias, a partir do retorno que você obtém delas.
Faça pesquisas e veja como a concorrência atual. Fazer analise de mercado também é uma forma de encontrar novas metodologias de trabalho.
Planeje a rotina da empresa
Muitas equipes não possuem uma rotina bem definida de trabalho, o que pode acabar bagunçando muito as atividades e acabar com a produtividade.
Afinal, diversas demandas podem ficar esquecidas. Para realizar uma boa gestão de tempo, é preciso levar em consideração tudo que deve ser feito e estabelecer horários.
Faça o planejamento das atividades, como burocracias, prazos e reuniões com clientes, para deixar tudo certinho.
Quando visualizar os processos a serem realizados ao longo do mês com mais clareza, conseguirá organizar o tempo com maior calma.
Também poderá utilizar um gerenciador de tarefas online, que toda a equipe tenha acesso para poder se planejar também.
Quando todos acompanham o andamento dos projetos, até mesmo a distribuição de tarefas se torna mais fácil.
Organize os trabalhos na nuvem
Para melhorar a questão da gestão de tempo na contabilidade, é essencial que os arquivos e documentos mais importantes estejam armazenados em um local de fácil acesso, e de preferência, todos juntos para não gerar confusões.
Existem diversos sistemas de armazenamento que podem ajudar nisso, como o Google Drive, por exemplo.
Facilitando o acesso dos outros membros da equipe aos documentos mais importantes, para que eles não percam tempo buscando tais informações.
Além disso, conta com uma fácil colaboração em arquivos de texto, apresentações e planilhas.
O armazenamento nessas ferramentas é completamente seguro, e não depende de uma mídia física, diminuindo as chances desses documentos serem perdidos.
Use o tempo a favor da sua contabilidade
A rotina de todo contador é sempre muito corrida, com muitos prazos a cumprir e que quando ocorrem falhas geram grandes perdas para as empresas.
Por isso, procuramos citar aqui algumas dicas para melhorar a gestão de tempo na contabilidade, de forma rápida, objetiva e focada na organização do trabalho.
A boa notícia é que parte dessas mudanças nem sempre exigem investimento em ferramentas caras, mas adequação de processos, afinal o mais importante é saber gerenciar bem o tempo.
Portanto, comece agora mesmo a avaliar suas atividades e traçar estratégias para melhorar essa questão no seu ambiente corporativo.
Dedicar tempo agora para analisar esse cenário, pode fazer toda a diferença para sua contabilidade em 2023.
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