Sabemos que escolher um sistema contábil gera uma série de dúvidas, pois se trata de uma solução que impacta muito nos negócios da empresa.
Dentre os fatores que mais causa preocupação sobre um sistema é quando implantar, qual escolher e como são os detalhes da implantação em relação a custo, tempo e facilidade operacional. Pensando nesse desafio criamos esse artigo. Aqui traremos algumas orientações, que te ajudarão nessa importante tomada de decisão. Confira!
O que é um sistema contábil?
Antes de dizer quando e qual sistema escolher, é fundamental que você saiba o que é um sistema contábil.
Entende-se por sistema contábil todo software desenvolvido com a finalidade de automatizar diversas tarefas realizadas na área de contabilidade.
Portanto, é uma solução personalizada e desenvolvida exclusivamente para atender as rotinas contábeis, com o objetivo de dar agilidade na execução das tarefas, reduzir falhas operacionais e custos de mão de obra.
Categorias de sistema
Devido a diversidade de atividades realizadas dentro da área, existem sistemas específicos para atender a cada tipo de demanda. Para facilitar o entendimento, vamos dividir os tipos de sistemas contábeis em três categorias:
- Operacional básica: Trata-se de sistemas dedicados as funções mais comuns da área. Nessa categoria estão: – Software para gestão da folha de pagamento e cálculos em geral
- Automatização plena: Tecnologia mais avançada, que automatiza quase todas as funções contábeis e ainda conta com integração com outros sistemas. Nessa categoria, estão: – Sistemas que integram com o banco de dados financeiro do cliente, para emissão de Nota Fiscal – Sistemas que realizam monitoramento dos dados da Receita Federal
- Gestão contábil: Nessa categoria, são contemplados os softwares que oferecem informações estratégicas e dados que ajudam na gestão do negócio, tais como: – Sistema de controle financeiro e de crédito
Sistema contábil é a mesma coisa que ERP?
Muitas pessoas perguntam se sistema contábil e ERP são a mesma coisa.
ERP é a sigla para o termo Enterprise Resouce Planning, que traduzindo para o português significa Planejamento de Recursos Empresariais.
O objetivo do ERP é ser um sistema de informação que interligue todos os dados e processos de uma organização, ou seja, ele reúne sistemicamente todos os setores, tais como financeiro, recursos humanos, vendas, parte fabril e também a contabilidade.
Existem diversas empresas que alimentam as informações diretamente dentro do sistema ERP. No entanto, outras optam por usá-lo apenas para junção de dados e gestão, deixando que cada departamento opere suas funções com sistemas exclusivos. Isso é muito comum nas indústrias, por exemplo.
Para tomar essa decisão é fundamental saber as funcionalidades oferecidas dentro de cada sistema, para entender se ele se adequa ou não a sua realidade.
Em resumo, podemos dizer que um sistema contábil não é o mesmo que ERP, que tem uma finalidade mais abrangente e estratégica. No entanto, o ERP é essencial para melhorar a gestão e integração dos dados dentro das contabilidades.
Num artigo da empresa WK sistemas, especialistas em desenvolvimento de software ERP, eles definem bem essa diferença. “O ERP para um escritório de contabilidade precisa ser mais do que um sistema de gestão simples, além de fazer a gestão interna, precisa permitir integração com os clientes, facilitando e otimizando a gestão deles. Um bom ERP precisa oferecer funções que possam dar a liberdade para a contabilidade atender negócios dos mais variados segmentos, portes e regimes tributários com total segurança”.
Quando escolher um sistema contábil?
Você abriu um escritório de contabilidade, começou com poucos clientes, mas agora o negócio cresceu e as demandas também? Se você está vivendo essa realidade, significa que já passou da hora de contar com o apoio da tecnologia.
Nessa situação, é muito comum que o primeiro pensamento do empresário seja investir em mão de obra, sem mudar os processos. No entanto, empresas de sucesso, mostram que o segredo está no equilíbrio desses fatores.
A medida que o número de clientes aumenta no escritório contábil, fica cada vez mais complexo realizar as tarefas de forma manual ou com controles simples, tais como planilhas de Excel, por exemplo, pois pode gerar muita margem para erros.
Por isso, para que os negócios continuem crescendo de forma sustentável é preciso investir nos melhores recursos. O caminho ideal é investir em profissionais qualificados e em tecnologia.
Geralmente, contratar muita mão de obra significa investir também em escritórios maiores e infraestrutura. No entanto, você deve focar na qualidade. Opte por ter uma equipe mais enxuta, formada por profissionais habilitados, com perfil altamente produtivo.
O sistema será um recurso necessário para garantir que essa equipe tenha agilidade e assertividade na execução das tarefas.
Qual sistema contábil escolher?
Como vimos anteriormente, existem três categorias de sistemas contábeis, além do ERP, e todos são fundamentais. Se você não puder implantar os sistemas simultaneamente, a recomendação é optar por aquele que ajudará a reduzir a principal atividade que tem consumido mais tempo no seu escritório.
Por exemplo, se você identificar que a atividade que toma mais tempo da equipe e gera mais erros está relacionada as pesquisas no portal e-CAC da Receita Federal, opte começar por um sistema de monitoramento que automatize essa função, por exemplo.
Como escolher um fornecedor de sistema?
Existem diversas empresas que oferecem serviço de desenvolvimento de sistema contábil. Para você tomar a melhor decisão para o seu negócio, avalie os seguintes pontos:
Experiência do fornecedor
Não basta entender de desenvolvimento de software, é importante conhecer as especificações do setor contábil. Avalie se a equipe tem conhecimento de contabilidade e qual o tempo de mercado dos profissionais envolvidos. O CNSMART, por exemplo, é um sistema desenvolvido por contadores e programadores com vasta experiência na área contábil.
Funcionalidades oferecidas no sistema
Veja todas as funcionalidades do sistema. De preferência, priorize as empresas que permitem realizar teste grátis na ferramenta. É fundamental ter certeza que o sistema de fato atenderá suas necessidades.
Benefícios
Avalie se a implantação trará benefícios para o dia a dia da equipe. Todo sistema contábil deve proporcionar agilidade aos processos, redução de custo, melhoria da produtividade, segurança e qualidade da informação, além de redução de falhas operacionais.
Custo com implantação e atualizações
Antes de contratar qualquer sistema contábil, pergunte sobre custo com implantação e se há manutenções periódicas. Outra informação fundamental é sobre as atualizações do software, em quanto tempo elas ocorrem e se há custo adicional.
Requisitos para instalação
Antes de fechar contrato, pergunte se existem requisitos para instalação. Algumas empresas exigem condições específicas, tais como estação com Windows 7/8/10, Java 8, sservidor com Windows Server 2008R2, certificado digital, entre outros.
Segurança dos dados
Questione quais são os meios utilizados pelo fornecedor para garantir a segurança dos seus dados e de seus clientes. Veja se possuem políticas e leis de proteção a informação.
Assistência durante e pós implantação
Priorize sistemas que sejam fáceis de instalar e que tenham operação amigável. No início é muito comum que a equipe tenha dúvida, por isso avalie como funciona o serviço de assistência e suporte técnico.
Número de usuários
Outra pergunta que não pode faltar é quantos usuários poderão usar o sistema simultaneamente. Alguns fornecedores liberam poucas senhas ou cobram taxas adicionais para cada usuário adicional.
Cancelamento
Ninguém começa pensando em terminar, mas se prevenir é sempre bom. Veja como funciona a política de cancelamento, principalmente como ter acesso as informações registradas no sistema e que serão migradas para outra ferramenta, se for necessário.
Lembre-se que você é o dono dos dados e as empresas não podem te impedir de ter acesso a elas, no encerramento do contrato.
Integração com outros sistemas
Como apresentamos anteriormente, cada sistema contábil possui uma finalidade e pode ser difícil encontrar todos recursos em apenas um software. Na verdade, o ideal é escolher sistemas específicos, pois quanto mais especialista melhor é a qualidade. No entanto, avalie se a opção escolhida permite integração com outros recursos, pois isso facilitará muito a gestão da operação.
Custo-benefício
Sistema contábil bom tem que atender a demanda com qualidade sem onerar o caixa. Tem que trazer benefícios, garantir agilidade e encaixar no orçamento. Acima de tudo, dele deve contribuir para melhorar os seus processos, aumentar sua capacidade de atender novos clientes, gerar rentabilidade.
Sistema contábil: Acerte na escolha e faça sua contabilidade decolar.
Implantar um sistema contábil é uma etapa importante em qualquer empresa em processo de crescimento. Esperamos que as dicas que trouxemos tenham esclarecido algumas dúvidas e te ajude a tomar a melhor decisão para o seu negócio
Se precisar de soluções para automação de monitoramento fiscal conte conosco. Para saber mais sobre a funcionalidade desse tipo de sistema contábil clique aqui.
Sucesso sempre!
