Procurando sistema para escritório de contabilidade? Confira aqui 3 dicas rápidas para você não errar na hora de escolher um sistema.
Defina para qual finalidade usará o sistema para escritório de contabilidade
Antes de escolher um sistema você deve avaliar para qual finalidade você precisará dele:
Operacional básica
Nessa categoria estão os sistemas para escritório de contabilidade que são dedicados a realizar as funções mais comuns da área, tais como os software para gestão da folha de pagamento e cálculos em geral.
Automatização plena
Essa categoria de sistema possui tecnologia mais avançada e que geralmente realiza a automação das funções contábeis, permitindo inclusive uma possível integração com outros sistemas.
Dentre os sistemas desta categoria estão aqueles que integram com o banco de dados financeiro do cliente, para emissão de Nota Fiscal e sistemas que realizam monitoramento no portal e-CAC da Receita Federal.
Gestão contábil
Os sistemas que oferecem gestão contábil são considerados softwares avançados que oferecem informações estratégicas para ajudar na gestão do negócio. Entre eles estão os sistema de controle financeiro e de crédito.
Acerte na escolha do fornecedor
Experiência, conhecimento, benefícios, qualidade do atendimento e custo-benefício, esses são alguns pontos que você deve levar em consideração antes de contratar um fornecedor de sistema para escritório de contabilidade.
Experiência
Avalie quanto tempo a empresa está no mercado e busque referências com clientes que já são atendidos por eles.
Conhecimento contábil
O fornecedor precisa ser mais que um desenvolver de sistema para escritório de contabilidade, é preciso conhecer as especificações do setor. O CNSMART, por exemplo, é um sistema desenvolvido por contadores e programadores com vasta experiência na área contábil.
Benefícios
Veja quais os benefícios o sistema proporcionará para equipe, tais como agilidade e redução de falhas operacionais, por exemplo.
Qualidade do atendimento
Veja como funciona o atendimento da equipe de suporte técnico, tanto na instalação, quanto na operação dia a dia. Priorize sistemas que sejam fáceis de instalar e que tenham suporte rápido.
Custo-benefício
Avalie quais os benefícios são oferecidos pelo sistema e se o custo está condizente com o que é oferecido de funcionalidade. Lembre-se que geralmente o sistema para escritório de contabilidade é pago com taxas mensais e essas condições devem ser bem avaliadas antes da contratação para evitar problemas pós implantação.
Avalie os recursos oferecidos pelo sistema para escritório de contabilidade
Funcionalidades, requisitos para implantação, segurança dos dados e número de usuários que podem acessar o sistema, são alguns pontos que devem ser avaliados antes da contratação.
Funcionalidades
Conheça todos os recursos disponíveis. Explore o sistema em detalhes e entenda tudo que ele pode fazer.Se possível, solicite um teste grátis no sistema para escritório de contabilidade.
Requisitos para instalação
Alguns sistemas para serem instalados precisam de recursos específicos, tais como estação com Windows 7/8/10, Java 8, servidor com Windows Server 2008R2, certificado digital, entre outros.
Segurança dos dados
Segurança é primordial, veja como é a politica de segurança de dados e se eles seguem a lei de proteção a informação.
Número de usuários
Esse ponto é fundamental. Alguns fornecedores cobram por número de usuários que acessam o software, tornando a aquisição do sistema onerosa. Por conta disso, muitas empresas optam por adquirir um número limitado de usuários, fazendo revezamento entre a equipe, o que também gera um transtorno, já que um usuário terá que finalizar o trabalho para que o outro possa usar. Priorize sistemas que permitem acesso ilimitado, sem taxas extras de contratação.
Agora que você já sabe os pontos principais para definir a escolhe de um fornecedor, queremos te mostrar os benefícios de investir em tecnologia
O principal benefício da tecnologia é contribuir com a melhoria dos processos. Eles ajudam a reduzir ou eliminar as tarefas operacionais, permitindo que o profissional contábil fique mais concentrando nas funções analíticas.
Agilidade e melhoria na produtividade
As atividades manuais passam a ser executadas de forma automática, com muita agilidade. Com isso a equipe tem mais tempo para realizar funções essenciais, enquanto o sistema para escritório de contabilidade faz a tarefa processual.
Redução de custos
A tecnologia não visa substituir o profissional, mas dar eficiência ao escritório contábil. Muitas vezes, os empresários precisam contratar uma equipe enorme por conta das atividades operacionais. Com a tecnologia de automação, ele pode ter uma equipe reduzida e mais qualificada. Outro fator, é possível promover redução de horas extras, já que muitas equipes realizam atividades adicionais justamente para conseguirem dar conta dos trabalhos manuais.
Redução de falhas e segurança da informação
A tecnologia ajuda ainda a dar mais segurança nas informações e evitar possíveis falhas operacionais, que geralmente ocorrem quando existe excesso de trabalho manual. Existem sistemas que ajudam até a evitar o cliente de ter a Certidão negativa de tributos federais vencida ou com pendências de divergências em obrigações acessórias, pois ele te alerta dos prazos.
Sistema para escritório de contabilidade que quer automatizar as pesquisas no portal e-CAC da Receita Federal
Agora que você já sabe como escolher um fornecedor e entende os benefícios da tecnologia, queremos te apresentar o CNSMart, um sistema para escritório de contabilidade que de forma automatizada controla processos importantes de monitoria e gerenciamento da situação fiscal no e-CAC da Receita Federal. Caso você tenha interesse em saber mais sobre isso, te convidamos a realizar um teste grátis na ferramenta e entender de forma prática como esse sistema pode contribuir com o seu negócio.
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