A tecnologia na contabilidade visa facilitar e agilizar a execução de diversas atividades.
Por isso, muitas empresas que adotam a tecnologia apontam o ganho de produtividade como o principal benefício identificado.
Processos produtivos mais eficientes geram melhores resultados para as empresas, impactando positivamente no desempenho da equipe, nos padrões de qualidade, na redução de custos e recursos.
Por isso, hoje vamos falar um pouco mais sobre a importância da produtividade e como ela é ajudada pela tecnologia.
Impacto da baixa produtividade para as empresas
José Pastore, presidente do Conselho de Emprego e Relações do Trabalho da Fecomercio SP, diz que baixa produtividade é problema crônico no Brasil. “A estagnação da produtividade brasileira vem de longe, e, enquanto não progredimos, outros países caminharam”.
A realidade é que o problema que nasce nas empresas acaba afetando toda economia, pois o país perde muito em competitividade.
Reverter a baixa produtividade é um dos grandes desafios dos gestores de todos os setores econômicos, inclusive o contábil.
Os altos impostos impactam muito na produtividade das empresas brasileiras, que ficam limitadas para fazer investimentos. No entanto, outros fatores organizacionais afetam ainda mais e merecem atenção especial.
Dentre os problemas comuns identificados nas empresas com baixa produtividade estão: Falta de organização, processos indefinidos, falhas de comunicação, equipe desmotivada e poucos recursos para trabalhar.
No seu escritório contábil você identifica algum dos problemas citados acima?
Acreditamos que sim, mas fique tranquilo pois para esses problemas existem soluções bem práticas.
Saiba que boa parte desses problemas pode ser resolvidos com um bom planejamento. Falamos muito sobre esse tema no nosso artigo sobre Como montar um escritório de contabilidade. Uma leitura que vale a pena você conferir.
Já para o problema de recursos, entendemos que a melhor solução é adotar uma boa tecnologia na contabilidade. Sobre isso, falaremos um pouco mais a partir de agora.
O que é tecnologia na contabilidade?
Entende-se por tecnologia na contabilidade todas as soluções que envolvem softwares, sistemas e aplicativos, que visam melhorar controles, processos, gestão e fluxo de trabalhos.
Existem diversas alternativas, tais como:
- Software para processamento de dados, do tipo cálculos e folhas de pagamento
- Software para geração de guias
- Sistemas que automatizam funções operacionais, como monitoramento fiscal e cálculo tributário, por exemplo;
- Sistemas para importação de dados, estilo os robôs que capturam informações automáticas em portais como o e-CAC da Receita Federal;
- Aplicativos para gestão de crédito;
- Softwares de integração do sistema financeiro do cliente com o sistema contábil.
- Sistemas ERP, para gestão integrada de toda a empresa
Esses são apenas alguns exemplos encontrados de tecnologia na contabilidade e que ajudam muito na melhoria da produtividade.
Tecnologia na contabilidade: Por onde começar?
Como vimos existem diversas opções para sua empresa adotar de tecnologia na contabilidade.
No entanto, sabemos que nem sempre é possível investir em todas as possibilidades ao mesmo tempo.
Sendo assim, para as empresas que precisam escolher apenas uma tecnologia para começar, a melhor opção é avaliar quais são os pontos críticos e que estão afetando a produtividade.
Faça essa análise consultando a opinião da equipe, veja onde está o maior gargalho produtivo, o que toma mais tempo deles ou quais são as atividades que estão gerando mais falhas operacionais.
Com essas informações, já será possível identificar qual a tecnologia mais essencial para o seu negócio no primeiro momento.
Quais os principais benefícios da Tecnologia na contabilidade?
De forma resumida podemos dizer que a tecnologia na contabilidade ajuda eliminando as tarefas operacionais e dando mais tempo para que os profissionais se dediquem as funções analíticas e consultivas.
Dentre os principais benefícios, destacamos 6:
- Agiliza a execução das atividades
- Reduz falhas operacionais, que geralmente ocorrem quando a equipe está com excesso de trabalho repetitivos
- Oferece mais qualidade e segurança na informação
- Controla melhor os prazos, tais como vencimentos importantes de tributos e certidões, por exemplo
- Proporciona mais organização e controle sobre os dados dos clientes
- Facilita a gestão contábil
Veja que tudo isso resulta numa evidente melhoria produtiva.
Além disso, existe um benefício final que impacta diretamente no crescimento da empresa: Havendo uma melhoria na produtividade, a estrutura torna-se mais adequada para oferecer novos serviços e atender mais clientes.
Isso significa mais possibilidades de negócios e rentabilidade.
Implantou a tecnologia na contabilidade? Acompanhe e envolva a equipe
Para alcançar a produtividade não basta apenas implantar a tecnologia na contabilidade, mas ter certeza de que ela está funcionando adequadamente.
Veja algumas dicas para que você tenha sucesso:
– Determine um gestor para o projeto.
Essa pessoa será responsável por se relacionar com o fornecedor, testar o sistema, treinar a equipe e validar o funcionamento.
– Envolva a equipe
Ouça a opinião deles desde o início. Uma boa opção é pedir para que a equipe teste a tecnologia antes mesmo de implantá-la. Muitos sistemas permitem teste grátis por alguns dias. Não perca essa oportunidade.
Boa parte dos sistemas não são bem aceitos pela equipe por falta de prática. Por isso, é fundamental acompanhar o dia a dia deles e dar treinamento constante.
– Defina objetivos estratégicos
Antes de adotar a tecnologia na contabilidade estabeleça qual o benefício real que ela trará para a empresa. Lembrando que o foco é resolver algum problema que impacte na produtividade.
Implantou a tecnologia na contabilidade? Divulgue para seus clientes
Como citamos acima, a tecnologia na contabilidade melhora a produtividade deixando a empresa apta para ofertar novos serviços e atender mais empresas. Além disso, ela aumenta a confiança dos clientes atuais.
Por isso, se você adotar qualquer benefício para sua empresa, nunca deixe de fazer uma boa divulgação:
Site
Atualize as melhorias no site, pode ser na página de serviços, estrutura da empresa ou num painel de notícias ou blog.
Enviei um e-mail compartilhando as novidades com seus clientes e procure ressaltar os benefícios que esse investimento trará para ele.
Se você tem o contato do cliente pelo WhatsApp, não perca a oportunidade.
Esse é um canal que tem ajudado muitas empresas a estreitarem relacionamento com seus clientes. Nesse caso, faça um comunicado breve e objetivo, mas que destaque claramente as vantagens que ele terá com o fato de você ter investimento em tecnologia na contabilidade.
Redes sociais
Para quem é ativo nas redes sociais, está é outra foram de divulgar que sua empresa está crescendo e se modernizado. Faça um post ou artigo com link.
Invista em tecnologia na contabilidade e veja a produtividade da sua empresa decolar.
Para ter alta produtividade é preciso definir processos, ter organização e controle, melhorar a comunicação, investir no capital humano e em recursos.
Como vimos, parte desses desafios são resolvidos com planejamento, outra parte com tecnologia.
Acreditamos que a tecnologia na contabilidade contribui não apenas com a produtividade, mas com um diferencial competitivo, que pode atrair mais clientes e promover o crescimento das empresas.
Para isso é fundamental escolher as soluções certas e que resolvam os problemas reais da empresa. Testar as opções disponíveis te ajudará a tomar uma decisão ainda mais assertiva.
Esperamos que esse artigo possa te ajudar. Aproveitamos para te convidar para experimentar um sistema contábil que faz monitoria e gerenciamento da situação fiscal no e-CAC da Receita Federal, contribuindo muito na produtividade dos escritórios contábeis. Clique aqui e ganhe um teste grátis de 7 dias. Esperamos que aceite, pois vale muito a pena a experiência!
Sucesso!
